不採用通知メールはエラーメッセージのように書かれるべき
採用プロセスにおける不採用通知の書き方について、エラーメッセージの原則を応用することを提案する記事。明確さ、共感性、建設的なフィードバックを重視し、応募者が次の機会に活かせる内容にすることが重要だと論じている。
背景メモ
- 採用や契約の不採用通知(リジェクションメール)の書き方に関する記事。著者はSaaS製品のスタートアップを手がけるLandedStarの創業者。
- 筆者は「採用通知メールはなぜあんなに曖昧で励ましたいのか分からない書き方なのか」と疑問を抱き、むしろエラーメッセージのように「何が問題だったか」「次のアクションは何か」を明確に伝えるべきだと主張。
- エラーメッセージの良い設計(何が起きたか、なぜ起きたか、どう修正するか)を不採用通知に応用するというアイデア。背景には「ソフトウェアのUX原則を人事コミュニケーションに転用する」というHCI(人間−コンピュータ相互作用)的な発想がある。
- 記事の前提として、読者は「従来のリジェクションメールが候補者にフラストレーションを与え、企業ブランドを損ねている」というHR業界の議論を知っている必要がある。米国の採用市場では特に、カジュアルな「GHOSTING(連絡を絶つ)」や定型的なお断りが問題視されている。